OFFRE D’EMPLOI :

 

 

Coordonnateur(trice) administratif(ve)

 

 

 

PRÉSENTATION BRÈVE DE LA COMPAGNIE

Global-Watch est une plateforme collaborative internationale de bonnes pratiques en santé et qualité de vie au travail qui œuvre à influencer positivement le monde du travail grâce au transfert de connaissances de pointe vulgarisées. L’équipe derrière est une PME dynamique basée à Montréal, dont les activités se déploient principalement en Amérique du Nord et en Europe. La communauté d’employeurs adhérents de Global-Watch, composée de grandes organisations largement reconnues, lui permet d’avoir un impact sur un peu plus d’un million de salariés. Cette réalité offre l’opportunité de se positionner comme un partenaire incontournable des entreprises qui désirent innover dans l’atteinte d’objectifs d’amélioration de la santé globale de leurs équipes.

RÔLE

Vous avez envie de mettre à contribution vos forces dans l’organisation, la logistique, et le soutien administratif? Vous possédez une grande rigueur, appréciez le travail bien fait, et avez un souci du détail? Global-Watch est à la recherche d’une personne agile, efficace, et organisée pour se joindre à sa petite équipe basée à Montréal.

Relevant de la direction de l’entreprise, cette personne contribuera directement au soutien des projets de l’équipe et au maintien de la qualité de la documentation dans le but de soutenir la croissance de l’entreprise. Désirant œuvrer dans le contexte d’une PME active et en croissance, cette personne habile dans ses relations, et soucieuse de son service à la clientèle, travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble des membres de l’équipe et des partenaires externes. Notre candidat(e) idéal(e) possède une curiosité et un plaisir dans l’utilisation de solutions technologiques au quotidien, ainsi que des compétences confirmées quant à la réalisation de tâches administratives et de support à la logistique d’activités.
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PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Soutien logistique et administratif (25%)

  • Support administratif et service-clientèle auprès des adhérents (clients) et partenaires
    • Organiser et assurer le bon fonctionnement du système de facturation
    • Finalisation des contrats, suivis des paiements
    • Montage de divers rapports importants
    • Gestion de la base de données des produits clients
    • Activation/désactivation de licences sur différents systèmes
    • Soutien technique de base aux adhérents (accès, mots de passe, téléchargements)
  • Support à l’équipe interne et collaborateurs
    • Soutien et suivi administratif des contrats avec les pigistes selon les exigences
    • Organisation et logistique de rencontres internes
    • Gestion de la boîte info@global-watch.com
    • Création de modèles (template): PPTX, Word, autres.

2. Personne responsable du CRM (25%)

  1. Mise à jour et organisation du CRM (Hubspot)
  2. Envois de courriels programmés selon certains critères
  3. Création de formulaires, URL de suivis et autres fonctions d’interactions
  4. Rappels et résumés des rencontres

3.Intégrations de contenus simples dans WordPress (10%)

  • Programme de rencontres
  • Nouvelles
  • Mise en ligne de documents

4.Soutien à la coordination des activités et calendriers de l’équipe (25%)

  • Mise à jour des calendriers de travail
  • Organisation de rencontres clients selon un processus établit incluant suivis de convocations-présences aux rencontres, et soutien aux déroulements
  • Création de sondages (ex Survey Monkey)

5.Contrôle qualité et mise en page de documentation (15%)

  • Révision FR/AN et amélioration visuelle des documents
  • Documents PPT et suite Office pour conférences ou événements clients
  • Présentation et mise en page de divers documents (ex. compte-rendu)
  • Mises en page graphiques simples

CONNAISSANCES ET APTITUDES REQUISES

Savoir faire

  • DEC
  • Posséder un minimum de 3 à 5 ans d’expérience
  • Parfaitement bilingue : français et anglais, maitrise à l’oral et à l’écrit
  • HubSpot/CRM : aisance obligatoire
  • WordPress : un atout
  • Maitrise des logiciels de bureautique Suite Office (force en PPT un atout)
  • Familiarité avec les logiciels de webdiffusion, de mise en page, et de dossiers partagés (ex Google Drive)
  • Aisance avec les médias sociaux
  • Expérience dans la coordination et le soutien logistique d’activités et événements
  • Solide compétences et expérience pour tous types de tâches administratives
  • Expérience en comptabilité : un atout

Savoir être

  • Désir de contribuer au bien commun en soutenant et aidant les autres
  • Offre un excellent service à la clientèle (clients et partenaires internes et externes)
  • Solides compétences relationnelles
  • Sait bien travailler seul(e) et en équipe
  • Flexible : ouvert(e) aux changements et aux différentes façons de faire
  • Esprit d’initiative et jugement professionnel
  • Très bonne capacité à organiser le travail et trouver des solutions
  • Capacité à gérer son temps et les priorités
  • Capacité de travailler de façon autonome à domicile
  • Grand souci du détail, fiable : rigueur dans les suivis, les documents et la logistique

CONDITIONS D’EMPLOI

  • Montréal, 4 à 5 jours / semaine
  • Télétravail en majorité et rencontres régulières en personne à Montréal
  • Outils de travail fournis
  • Date d’entrée en fonction : dès que possible.
  1.  

POUR POSTULER

Si vous pensez être cette personne, envoyez votre CV, accompagné d’une lettre de présentation de 350 mots à l’adresse courriel suivante : info@global-watch.com.

On a bien hâte de vous rencontrer!

Nous remercions toutes les personnes qui répondront à cette annonce, toutefois nous ne communiquerons qu’avec les candidat(e)s retenu(e)s pour une entrevue.

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