Coordonnateur(trice) opérationnel et soutien logistique

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International discussion group

Ce Groupe de discussion international sur la santé et qualité de vie au travail contribue à favoriser le passage de la science à l’action au sein de notre communauté anglophone qui s’étend dans le monde entier.

nos-valeurs

Your role

Vous avez envie de mettre à contribution vos forces dans l’organisation, la logistique, et le soutien à vos clients (internes et externes)? Vous possédez une grande rigueur, appréciez le travail bien fait, et avez un souci du détail? Global-Watch est à la recherche d’une personne agile, efficace, et organisée pour se joindre à sa petite équipe basée à Montréal.

 

Relevant de la direction de l’entreprise, cette personne contribuera directement à la qualité de la logistique des projets et des activités de l’équipe, au bon support offert à la clientèle, et au maintien de la qualité de la documentation client, dans le but de soutenir la croissance de l’entreprise. Désirant œuvrer dans le contexte d’une PME active et en croissance, cette personne habile dans ses relations, et soucieuse de son service à la clientèle, travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble des membres de l’équipe et des partenaires externes. Notre candidat(e) idéal(e) possède une curiosité et un plaisir dans l’utilisation de solutions technologiques au quotidien, ainsi que des compétences confirmées quant à la réalisation de tâches liées à la logistique d’activités.

Groupes de travail thématiques
  • Faciliter le partage de bonnes pratiques, de ressources et d'expertise entre les membres.
Groupes de travail thématiques
  • Faciliter le partage de bonnes pratiques, de ressources et d'expertise entre les membres.
Groupes de travail thématiques
  • Faciliter le partage de bonnes pratiques, de ressources et d'expertise entre les membres.
Groupes de travail thématiques
  • Faciliter le partage de bonnes pratiques, de ressources et d'expertise entre les membres.
Main responsibilities

Coordination logistique des activités/événements internes et externes, au Québec et à l’extérieur (40%)

  • Organisation interne et externe de la logistique entourant la préparation et le déroulement d’évènement de type conférences pour des clients professionnels, ou dans le cadre d’événements publics organisés par des partenaires de l’entreprise.
  • Événements présentiels : Organiser et faire la logistique de toutes les étapes de mise en place des évènements: réservation d’espaces, tous aspects techniques et logistiques avec l’endroit hôte, déplacements de l’équipe, impression des documents et du matériel requis, de sondages, et autres.
  • Événements virtuels : Organisation et planification des aspects technologiques visant à contribuer à une bonne expérience usager et à l’établissement de tableaux de bord, l’émissions de documents de suivis et compilation de sondages.
  • Préparation de rapports d’activités en utilisant les données du CRM et autres sources d’information.

Coordination de production 
et d’outils de travail (30%)

  • Coordination de production de matériel selon le projet avec l’équipe interne et les collaborateurs externes.
  • Contrôle qualité et mise en page de documents (Révision FR/AN et amélioration visuelle).
  • Mise à jour des calendriers de travail partagés en gestion de projets.
  • Coordination du montage des vidéos avec des partenaires et fournisseurs externes
  • Préparation, envoi et suivis d’autorisations légales à différents partenaires externes.
  • Coordination des contenus à insérer aux infolettres mensuelles.

Exploitation du CRM (25%)

  • Collaborer activement à l’optimisation des processus au moyen d’une utilisation régulière de Hubspot
  • Validation de contenus de contacts
  • Création de formulaires, URL de suivis et autres fonctions d’interactions
  • Préparation de listes et de rapports
  • Invitations aux activités

Intégrations de contenus simples dans la plateforme de gestion de contenu web (5%)

  • Programmes de rencontres
  • Nouvelles
Knowledge and skills requiredSkills

Personal qualities

  • DEC (logistique, coordination/gestion de projets, ou tout autre domaine pertinent)
  • Parfaitement bilingue : français et anglais, maitrise à l’oral et à l’écrit
  • Posséder un minimum de 3 à 5 ans d’expérience pertinente de travail pour ce poste
  • Expérience d’utilisation proactive des médias sociaux
  • Expérience dans la coordination, la gestion de projets et le soutien logistique d’activités et événements
  • HubSpot/CRM : aisance obligatoire
  • Maitrise des logiciels de bureautique Suite Office (force en PPT un atout)
  • Familiarité avec les logiciels de webdiffusion, de mise en page, et de dossiers partagés (ex. Google Drive, Teams, …)
  • Excellente capacité de rédaction en français et anglais
  • Solide compétence et expérience dans l’exécution et le suivi de tâches de nature opérationnelles (administration, logistique, coordination, etc.)
  • Expérience en suivi de projets (aspects administratifs et opérationnels: un atout).

Savoir être

  • Désir de contribuer au bien commun en soutenant et aidant les autres
  • Grand souci du détail et de la qualité de son travail
  • Très bonne capacité à organiser et trouver des solutions
  • Organisé/e, structuré/e, excellente capacité à gérer son temps et les priorités
  • Fiable : rigueur dans ses livrables, respect des délais
  • Offre un excellent service à la clientèle (clients et partenaires internes et externes)
  • Solides compétences relationnelles
  • Flexible : ouvert(e) aux changements et aux différentes façons de faire
  • Esprit d’initiative, autonome
  • Capacité à bien travailler seul(e) et en équipe, en virtuel et en présentiel

Employment conditions

  • Montréal, 5 jours / semaine
  • Télétravail en majorité et rencontre aux deux semaines en personne à Montréal
  • Outils de travail fournis
  • Date d’entrée en fonction : dès que possible

How to apply

If you think you're the person for the job, send your CV and a 350-word cover letter to carriere@global-watch.com.

We look forward to meeting you!

We thank everyone who responds to this ad, but only those candidates selected for an interview will be contacted.